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Arrêté du 28 octobre 2022 portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif au vote électronique par internet pour les élections des représentants du personnel, dénommé E-vote

Le ministre des armées,
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, notamment le c du 1 de l’article 6 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2011-595 du 26 mai 2011 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l’élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique de l’Etat ;
Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2020-1426 du 20 novembre 2020 relatif aux commissions administratives paritaires dans la fonction publique de l’Etat ;
Vu le décret n° 2020-1427 du 20 novembre 2020 relatif aux comités sociaux d’administration dans les administrations et les établissements publics de l’Etat ;
Vu l’arrêté du 13 juin 2018 modifié fixant la liste des responsables de traitement au sein des états-majors, directions et services et des organismes qui leur sont rattachés ;
Vu l’arrêté du 18 juillet 2022 relatif aux modalités d’organisation du vote électronique par internet des représentants du personnel relevant du ministère des armées et de ses établissements publics sous tutelle pour les élections professionnelles de 2022 ;
Vu la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par voie électronique,
Arrête :

Article 1

Il est créé au ministère des armées un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « E-VOTE », dont le responsable de traitement est le directeur des ressources humaines du ministère des armées.
Ce traitement a pour finalité le vote électronique par internet pour les élections des membres des représentants du personnel civil relevant du ministère des armées et des établissements publics placés sous sa tutelle définis à l’article 1er de l’arrêté du 18 juillet 2022 susvisé.
Article 2

Le traitement de données est constitué :
1° Du référentiel des électeurs qui a pour finalité de délivrer à chaque électeur et pour chaque scrutin, à partir du fichier des électeurs, l’identifiant nécessaire aux opérations de vote, d’identifier les électeurs ayant pris part à chaque scrutin et d’éditer chaque liste d’émargement ;
2° De l’urne électronique qui est destinée à recueillir pour chaque scrutin les votes exprimés.
Article 3

Les catégories de données à caractère personnel et informations enregistrées dans le traitement sont définies en annexe du présent arrêté.
Article 4

Les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement sont conservées jusqu’au terme d’un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats des élections devant l’autorité auprès de laquelle le comité social d’administration est constitué, sans préjudice des dispositions de l’article 16 du décret du 26 mai 2011 susvisé.
En cas de recours, les données sont conservées jusqu’à l’intervention d’une décision administrative ou juridictionnelle devenue définitive.
Article 5

Peuvent accéder aux données et aux informations strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d’en connaître :
1° Les gestionnaires des ressources humaines chargés de la fiabilisation du fichier des électeurs ;
2° Les agents de la direction des ressources humaines du ministère de la défense chargés de l’élaboration et de la fiabilisation du référentiel des électeurs ;
3° Les membres des bureaux de vote électroniques centralisateurs et des bureaux de vote électroniques dans le cadre de la gestion des listes électorales, de la gestion des listes des candidats, de l’organisation et du contrôle des opérations de vote ;
4° Les membres de la « cellule des scrutins nationaux » dans le cadre du recueil des données pour l’élaboration et la gestion des listes électorales et pour la gestion des candidatures ;
5° La cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, prévue au IV de l’article 3 du décret du 26 mai 2011 susvisé ;
6° L’expert indépendant chargé du contrôle des opérations de vote et de scellement des urnes, conformément aux dispositions de l’article 7 du décret du 26 mai 2011 susvisé ;
7° Les agents de la direction des ressources humaines du ministère de la défense chargés de l’anonymisation du référentiel électeur et de la transmission des données au prestataire mentionné au point 8° du présent article ;
8° Le prestataire chargé de la conception, de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Article 6

Toute opération relative au traitement créé par le présent arrêté fait l’objet d’un enregistrement comprenant l’identification de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de l’opération. Ces données sont détruites cinq jours à compter de la proclamation des résultats des élections devant l’autorité auprès de laquelle le comité social d’administration est constitué.
Article 7

L’information des personnes concernées est assurée dans les conditions prévues par les articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé par une mention accessible sur la plateforme de vote électronique.
Le droit d’accès prévu à l’article 15 du règlement s’exerce auprès de la direction des ressources humaines du ministère de la défense par courriel à l’adresse suivante : minarm-elections-pc-rgpd.contact.fct@intradef.gouv.fr ou par voie postale :
Ministère des armées, SGA/DRH-MD/SRSI/SDSI-RH/BCPSI, 60, boulevard du Général-Martial-Valin, CS 21623, 75509 Paris Cedex 15.
Les droits de rectification, de limitation prévus aux articles 16 et 18 du même règlement s’exercent, jusqu’à la veille du vote, auprès de la direction des ressources humaines du ministère de la défense par courriel à l’adresse suivante : minarm-elections-pc-assistance.contact.fct@intradef.gouv.fr.
Les droits d’effacement, de portabilité et d’opposition prévus aux articles 17, 20 et 21 du même règlement ne s’appliquent pas dans le cadre de la mise en œuvre de ce traitement.
Article 8

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.
- ANNEXE
  LISTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET INFORMATIONS ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT DÉNOMMÉ « E-VOTE »
  
  I. – Données relatives aux électeurs :
  1° Nom d’usage, nom de naissance, nom marital, prénom(s) ;
  2° Civilité ;
  3° Date et ville de naissance ;
  4° Adresse électronique professionnelle et/ou personnelle ;
  5° Adresse personnelle de l’agent ;
  6° Numéro de téléphone personnel (facultatif, dans le cadre de la procédure de réassort) ;
  7° Matricule SIRH ;
  8° Fraction IBAN (5 derniers caractères avec la clé) ;
  9° Position statutaire, situation administrative, corps d’appartenance, grade (mode d’accès et date d’entrée dans le grade) ;
  10° Données relatives au contrat de l’agent (catégorie et type de contrat, dates et durée du contrat, avenant au contrat) ;
  11° Centre de gestion des ressources humaines de rattachement et identification de l’employeur ;
  12° Libellé, identification du poste ;
  13° Mode d’envoi des codes d’accès ;
  14° Adresse du site de livraison pour la carte à rompre ;
  15° Code unique du scrutin ;
  16° Identifiant et mot de passe ;
  17° Données relatives à l’émargement (horodatage de l’émargement, adresse IP et identifiant de session).
  II. – Données relatives aux candidats :
  1° Nom, prénom ;
  2° Civilité ;
  3° Corps, grade et employeur ;
  4° Profession de foi ;
  5° Déclaration initiale de candidature ;
  6° Organisation syndicale de rattachement ;
  7° Nombre de votes exprimés (résultats).
  III. – Données relatives aux membres des bureaux de votes électroniques :
  1° Nom, prénom ;
  2° Civilité ;
  3° Adresse personnelle ;
  4° Adresse électronique professionnelle et/ou personnelle ;
  5° Numéro de téléphone personnel ;
  6° Identifiant et mot de passe ;
  7° Fraction de l’IBAN (5 derniers caractères avec la clé) ;
  8° Code unique du scrutin ;
  9° Libellé du bureau de vote électronique de rattachement ;
  10° Représentant du président ;
  11° Nombre de clé de déchiffrement et nombre minimum de clés pour déchiffrer ;
  12° Porteur de clé ;
  13° Profil (central ou local) et rôle ;
  14° Organisation syndicale de rattachement.