Arrêté du 10 novembre 2020 portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion automatisée des concours et examens professionnels des personnels civils et militaires

Arrêté du 10 novembre 2020 portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion automatisée des concours et examens professionnels des personnels civils et militaires

La ministre des armées,
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE ;
Vu le code de la défense, notamment ses articles L. 4132-1 et suivants ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 47 ;
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, notamment son article 13 ;
Vu le décret n° 2018-114 du 16 février 2018 relatif à la collecte de données à caractère personnel relatives aux caractéristiques et au processus de sélection des candidats à l’accès à la fonction publique et créant la « Base concours » ;
Vu le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu l’arrêté du 13 juin 2018 fixant la liste des responsables de traitement au sein des états-majors, directions et services et des organismes qui leur sont rattachés ;
Vu l’arrêté du 4 mai 2020 fixant la nature et le format des données à caractère personnel relatives aux caractéristiques et au processus de sélection des candidats à l’accès à la fonction publique et les modalités de leur transmission au service chargé de la « Base concours » ;
Vu l’arrêté du 29 juin 2020 portant organisation de la direction des ressources humaines du ministère de la défense, notamment son article 3 ;
Vu l’arrêté du 29 juin 2020 relatif aux missions et à l’organisation du service des ressources humaines civiles, notamment son article 2,
Arrête :

Article 1

Il est créé au ministère de la défense un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « ADMISSIO » dont le responsable est le directeur des ressources humaines du ministère de la défense.
Ce traitement a pour finalité l’organisation des concours et examens professionnels au sein du ministère de la défense.

Article 2

Les catégories de données à caractère personnel et informations enregistrées dans le traitement sont définies en annexe du présent arrêté.

Article 3

I. – Peuvent accéder, à des fins de consultation et de modification, aux informations et aux données à caractère personnel mentionnées à l’article 2, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d’en connaître, les agents appartenant :
1° Au service des ressources humaines civiles rattaché à la direction des ressources humaines du ministère de la défense ;
2° Aux centres ministériels de gestion rattachés à la direction des ressources humaines du ministère de la défense ;
3° Aux services gestionnaires des directions des ressources humaines d’armée ;
4° A la direction centrale du service du commissariat des armées.
II. – Sont destinataires des données à caractère personnel et des informations listées dans l’arrêté du 4 mai 2020 susvisé, strictement nécessaires à leur mission, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d’en connaître, les personnels de la direction générale de l’administration et de la fonction publique pour la réalisation de statistiques.

Article 4

Les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement sont conservées pendant une durée de six ans à compter des résultats du concours ou de l’examen professionnel. A l’issue de cette période, les données à caractère personnel et les informations enregistrées dans le traitement peuvent être conservées dans les conditions fixées par le code du patrimoine, à des fins exclusivement archivistiques, dans l’intérêt public. Toutefois, l’extrait du casier judiciaire n’est conservé que pendant une durée de trois mois, avant suppression définitive.
En cas de contentieux ou de recours contre un tiers, les données sont conservées jusqu’à l’intervention d’une décision administrative ou juridictionnelle devenue définitive.

Article 5

Toute opération relative au traitement créé par le présent arrêté fait l’objet d’un enregistrement comprenant l’identification de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de l’opération. Ces informations sont conservées pendant une durée d’un an maximum, avant, le cas échéant, archivage intermédiaire pour une durée ne pouvant excéder cinq ans.

Article 6

Le présent traitement de données à caractère personnel est fondé sur l’exécution de l’obligation légale telle que prévue par les articles du code de la défense et la loi du 13 juillet 1983 susvisés.
L’information des personnes est assurée dans les conditions prévues par l’article 13 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé par les conditions générales d’utilisation du site internet.
Les droits d’accès, de rectification et de limitation prévus aux articles 15, 16 et 18 du même règlement s’exercent auprès du bureau de la formation et du pilotage des concours et des examens par courriel à l’adresse bureauconcours@concours-civils.defense.gouv.fr, ou par courrier à l’adresse suivante : ministère des armées, SGA/DRH-MD/DCC/BFCPE, 16 bis, avenue Prieur-de-la-Côte-d’Or, 94114 Arcueil Cedex.
Les droits d’effacement, de portabilité et d’opposition des données prévus aux articles 17, 20 et 21 du même règlement ne s’appliquent pas dans le cadre de la mise en œuvre de ce traitement.

Article 7

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.

Article

ANNEXE
LISTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET DES INFORMATIONS ENREGISTRÉES DANS LE TRAITEMENT « ADMISSIO »

I. – Données relatives à l’identification des personnes :
1° Numéro d’inscription ;
2° Nom(s) ;
3° Prénom(s) ;
4° Civilité ;
4° Sexe ;
5° Date et lieu de naissance ;
6° Adresse personnelle ;
7° Numéro(s) de téléphone ;
8° Adresse personnelle de courrier électronique.
II. – Données relative à la vie personnelle :
1° Situation familiale ;
2° Nombre d’enfants et nombre de personnes à charge.
III. – Données relatives à la vie professionnelle :
1° Activité et statut professionnels dans la fonction publique ;
2° Corps et grade ;
3° Date d’entrée en service, services effectifs ;
4° Affectation et lieu d’affectation ;
5° Adresse professionnelle de courrier électronique ;
6° Numéro de téléphone professionnel.
IV. – Documents nécessaires à l’inscription, notamment :
1° Certificat de travail ;
2° Attestation de service national ;
3° Arrêté de nomination ;
4° Extrait du casier judiciaire B2 ;
5° Diplôme(s), certificat(s), attestation(s), permis de conduire.
V. – Données relatives aux concours et examen professionnels :
1° Numéros d’anonymat ;
2° Numéros de classement ;
3° Nature du concours ou de l’examen professionnel ;
4° Aménagement d’épreuves [O/N] et type d’aménagement pour l’accueil de personnes handicapées (menu déroulant) ;
5° Spécialités choisies ;
6° Options retenues ;
7° Centre d’examen ;
8° Région de rattachement ;
9° Date, heure, et lieu d’examen ;
10° Nature et durée des épreuves ;
11° Coefficients attribués, clé de validité, notes ou nombre de points attribués ;
12° Valeurs de péréquation ;
13° Affectations géographiques souhaitées ;
14° Identification des évaluateurs.

Fait le 10 novembre 2020.

Pour la ministre et par délégation :
Le directeur des ressources humaines du ministère de la défense,
P. Hello

Source : JORF n°0310 du 23 décembre 2020
Texte n° 25

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